La gestion administrative n’est pas toujours le point fort des entrepreneurs. Il faut avouer qu’il n’est pas simple de comprendre toutes les subtilités de l’administration, de connaître toutes les échéances, les obligations et les exceptions. C’est une tâche chronophage ! Voici nos conseils pour vous organiser.

Conseil n°1 : l’organisation est la clé

C’est vrai dans toutes les activités, et pour l’administratif particulièrement. Vous avez probablement déjà cherché un document sans arriver à remettre la main dessus. Quand il faut demander à un fournisseur de renvoyer une facture ou aller chercher une attestation sur un site de l’administration, ça prend du temps.

La dématérialisation des documents est une solution judicieuse. D’ailleurs, les courriers papiers se font de plus en plus rares ! La plupart des démarches administratives se font en ligne. C’est donc plus simple de retrouver les fichiers que l’on cherche mais autant les classer tout de suite.

Quel classement adopter ? Le plus simple, c’est de commencer par thème (comptabilité, administratif, social…) puis par année, ou l’inverse. Faites des sous-dossiers selon le nombre de document, vous vous y retrouverez plus vite. Et surtout, nommez vos fichiers ! De préférence de façon logique et datée pour un gain de temps et des soucis en moins.

Conseil n°2 : planifiez chaque échéance et contrôlez vos finances

Pour ne rien oublier, faites des listes et un calendrier ! L’administratif est rythmé par des tâches récurrentes : déclarations, échéances, cotisations… Les retards peuvent vous coûter cher : l’administration ne fait pas de cadeaux à ceux qui sont tête en l’air.

Consacrez régulièrement du temps à la vérification de vos factures. Les factures ont-elles bien été envoyées ? Ont-elles été réglées dans les temps ? Avez-vous des relances à faire ? Et n’oubliez pas aussi de passer en revue les factures de vos fournisseurs pour les payer en temps et en heure !

Anticipez, planifiez et liez chaque tâche à votre plan de trésorerie pour avoir une vision claire de votre situation.

Conseil n°3 : Déléguez !

Votre métier, ce n’est pas de tout connaître de la gestion administrative et financière. Qui de mieux que votre expert-comptable pour vous aider sur ces aspects ? Déléguez, concentrez-vous sur votre métier ! Vous gagnerez du temps… et de l’argent.

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